wiki-einführung

PDF zum Webinar »Wie Firmen-Wikis (informelle) Lernprozesse unterstützen«

Gestern habe ich auf Einladung von time4you im Rahmen eines Webinars über den Einsatz von Firmen-Wikis berichtet. Zwar hatte ich die mir zugedachte Redezeit ein wenig überzogen, aber es blieb doch noch genügend Raum für die Beantwortung einige Fragen.

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Beitrag Handbuch E-Learning: Wikis in Unternehmen einführen

Für die Januar-Ausgabe des Handbuch E-Learning habe ich einen Beitrag zum Thema Wikieinführung in Unternehmen am Beispiel der Deutschen Werkstätten Hellerau beigesteuert. Die DWH hatte ich bei der Wiki-Einführung beraten.

Besserer Wissenstransfer dank Unternehmenswiki

Wikis sind in Unternehmen angekommen. Während noch vor ein paar Jahren eher technikaffine Arbeitsgruppen oder Abteilungen damit gearbeitet haben, versucht man heute die Vorteile des Wikiprinzips für das ganze Unternehmen zu nutzen. Dieser Beitrag skizziert den Prozess der Einführung und erläutert die heutige Nutzung des Unternehmenswikis bei den Deutschen Werkstätten Hellerau.

Durch Zufall zum Wiki

Dass die Deutschen Werkstätten Hellerau zu einem Wiki gekommen sind, ist, wie so oft, einem kleinen Zufall geschuldet. Bei einem gemeinsamen Termin unterhielt ich mich mit dem Geschäftsführer der DWH, Fritz Straub. Dabei kamen wir auch auf Wikis zu sprechen, was es mit diesem Wikiprinzip auf sich hat, welche Vorteile es mit sich bringt und wie man es in Unternehmen einsetzen kann. Nach kurzer Zeit sagte er, selbst etwas überrascht: »Wenn es tatsächlich so ist wie sie es schildern, dann könnte es die Lösung für eines unserer großen Probleme sein.« Die Deutsche Werkstätten Hellerau GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit insgesamt 200 Mitarbeitern in Dresden sowie Tochtergesellschaften und Repräsentanzen in Russland, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Großbritannien, Frankreich und Spanien, das als Spezialist für den hochwertigen Innenausbau von Villen, Vorstandsetagen und Luxus-Yachten weltweit tätig ist. Die Architekten und Ingenieure arbeiten dabei mit den Fachkräften der eigenen Tischlerei projektbezogen und in ständig wechselnden Teams zusammen. Diese Projekte zeichnen sich durch Einzelanfertigungen mit einem hohen Anteil an Neuentwicklungen aus. Da es kein »Lernen aus der Serie« gibt, in der Regel auch keine Entwicklungen durch Prototypenbau möglich sind und häufig ein hoher Zeit- und Kostendruck herrscht, ist es wichtig, dass es einen einfachen Zugriff auf das notwendige Wissen gibt.

Das Rad nicht jedes mal neu erfinden

Was schmerzlich fehlte, war die Möglichkeit des gegenseitigen Lernen aus den Erfahrungen der anderen Projekte. Diese sind natürlich schon immer gut dokumentiert worden. Aber in diesem Bereich wird man schnell mit einem Phänomen konfrontiert, das im angelsächsischen Raum unter dem Begriff »Content Silo Trap« seinen Namen bekommen hat (Rockley/Kostur/Manning 2003): Projektdokumente wie Angebote, Kalkulationen, Pläne und Ergebnisprotokolle werden gesammelt und üblicherweise in Dokumentenmanagementsystemen oder Gruppenlaufwerken abgelegt. Der Zugang zu diesen Informationen ist jedoch beschwerlich, ein beiläufiges Profitieren anderer von den dort dokumentierten Erfahrungen ist eher unwahrscheinlich. Auch bei den Deutschen Werkstätten hatte man die Erfahrung gemacht, dass in den einzelnen Projekten mitunter das Rad neu erfunden worden ist. Denn wie es Projekte so an sich haben, kommt es häufig zur Konfrontation mit unvorhersehbaren Problemen, für die entsprechende Lösungen erarbeitet werden müssen. Ähnliche Probleme tauchen in den verschiedenen Projekten immer mal wieder auf. Da die betroffenen Projektteams von den bereits vorhandenen Lösungsansätzen keine Kenntnis haben, müssen sie unter beträchtlichem Aufwand an ihrer eigenen Lösung arbeiten und so das Rad erneut erfinden.

Der Einführungsprozess

Die Geschäftsleitung befand schnell, dass die Einführung eines Unternehmenswikis einen Versuch wert ist. In einem ersten Schritt wurden darum die Rahmenbedingungen für den erfolgreichen Einsatz eines Unternehmenswikis abgesteckt und darauf aufbauend ein Einführungskonzept erarbeitet. Die notwendigen Rahmenbedingungen sind leicht zusammen zu fassen: Die Bedeutung des Wikis für das Unternehmen muss von der Geschäftsführung vorgelebt werden. Die Vorteile des Wikis sowohl für das Unternehmen als auch für die Angestellten müssen klar dargestellt und mögliche Bedenken ernst genommen werden.

Die Verlagerung von Informations- und Arbeitsprozessen in das Wiki muss für die Anwender einen echten Nutzen bieten. Für die Einführung von Wikis in Organisationen hat sich ein überschaubarer dreigliedriger Prozess bewährt, der auch in diesem Projekt angewendet wurde:

Analyse ➠ Konzeption ➠ Realisierung.

Die Analysephase dient dazu, die im Unternehmen bestehenden Informationsprozesse und die vorherrschende Unternehmenskultur mit dem Ziel zu untersuchen, einen erfolgversprechenden Ansatz für den Wikieinsatz zu entwickeln. Die daran anschließende Konzeptionsphase beginnt in der Regel mit der Bildung eines Wiki-Teams, zusammengesetzt aus begeisterten Wiki-Nutzern, die sich die Pflege des Wikis auf die Fahnen geschrieben haben (Wikigärtner) und für Kollegen bei Fragen und Problemen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Das Wiki-Team nimmt eine Inhaltsbestimmung vor, in der festgelegt wird, welche Informationen im Wiki stehen sollen und welche Informationsprozesse in Zukunft dort abgebildet werden sollen. Hat man das abgeschlossen, geht es in die Realisationsphase. Da das Einsatzszenario abgesteckt ist, kann ein passendes Wikisystem ausgewählt, installiert und je nach Bedarf in die unternehmensinterne IT-Systemlandschaft integriert werden. Ein entscheidender Punkt fehlt jetzt noch - die frühe und transparente Einbeziehung sämtlicher Mitarbeiter. Es ist sinnvoll, konsequent den Wiki-Weg einzuschlagen und offen darzulegen, was sich dass Unternehmen von der Wikieinführung verspricht und welchen konkreten Nutzen der Anwender haben wird. Der gesamten Prozess sollte mit Schulungen und Workshop, Statusberichten und Demoinstallationen begleitet werden.

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Symposium »Wikis in Unternehmen«

Letze Woche war in Bamberg bei einm Expertensymposium »Wikis in Unternehmen«:

In einem von der Volkswagenstiftung geförderten interdisziplinären Forschungsprojekt erkunden Wissenschaftler an der Forschungstelle für Neue Kommunikationsmedien und am Lehrstuhl für Angewandte Informatikin den Kultur-, Geschichts- und Geowissenschaften seit Mai 2007 genau diese Bedingungen und Konsequenzen, die Wikis in Organisationen zu einer erfolgreichen Innovation machen.

Die Forschungsgruppe hat nach Bamberg eingeladen, um ihre Ergebnisse vorzustellen. Da vor allem Wikiianer eingeladen worden sind, kam sehr schnell ein spannender, informeller Austausch zu stande. Für mich war es beispielsweise sehr schön zu erfahren, dass auch in anderen Organisationen meine Einstellung geteilt wird, dass so eine Wiki-Einführung weniger ein technisches sondern ein Organisationsentwicklungsprojekt ist. Und so habe ich nebenbei erfahren können, dass in einem gorßen Unternehmen das Wiki nun unter der OE aufgehängt ist, und da gehört sie meiner Meinung nach auch hin.

Microblogging ist aber natürlich auch bei dieser Veranstaltung direkt und indirekt Gesprächsthema gewesen. Gezwitscher zum Symposium ist mit #WiO getaggt worden …

Zurück zu den Forschungsergebnissen beziehungweise den Vorträgen. Mir gefällt die Wiki-Defenition, mit der die Wissenschaftler gearbeitet haben, sehr gut, da man auch auf das Buzz Word Collaboration verzichtet hat:

Eine Wiki ist eine Sammlung untereinander verlinkter Webseiten, die mit Hilfe eines Webbrowsers editiert werden können. Ein Wiki ist damit ein Kommunikationsmedium der Organisation.

Im Rahmen des Forhschungsprojekt hat man Wikis in vier verschiedenen Unternehmen/ Organisationen untersucht: Das »blaue Wiki« ist in einem kleinen Start-Up im Einsatz, dass im Untersuchungszeitraum von 2 auf 26 Mitarbeiter gewachsen ist. Das »gelbe Wiki« wird in einer Unternehmensberatung mit ca. 80 Mitarbeitern verwendet. Das »rote Wiki« steht dagegen in einer Online-Redaktion und das »grüne Wiki« schließlich wird von Studenten genutzt.

Die Forschungsgruppe hat sich nun die Art der Nutzung angesehen und dabei weitere Netzwerkstrukturen ausgemacht:

  • Hyperlinknetzwerke beschreiben die Beziehungen der Wikiseiten
  • Autorennetzwerke beschreiben die Beziehungen zwischen den Autoren
  • Themennetzwerke beschreiben die Wikiseiten, die sich zu Themen zusammenfassen lassen

Um diese Netzwerke visualisieren zu können, hat man sich ein Tool programmiert, dass die einzelnen Unternehmenwikis auswerten kann. Herausgekommen sind dann so schöne Grafiken wie diese, die das blaue Wiki beschreibt:

Visualisierung der Netzwerke im blauen Wiki
Quelle: http://www.kinf.wiai.uni-bamberg.de/WiO/index.php/Symposium

Und dann noch für uns »Businessmenschen« so herrliche Animationen, die die Dynamik einer gemeinschaftlichen Arbeit im Wiki demonstrieren:

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Synaxon bloggt seit einem Jahr

Die Synaxon AG, vor allem aber die Mitarbeiter dort, bloggen seit einem Jahr. Und das ziemlich erfolgreich. Vielen ist das Unternehmen in den Fokus gerückt worden durch einen Artikel in der Brand eins, in dem die Einführung des Unternehmenswikis beschrieben worden ist.

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Corporate Wiki: easy to blame

Alex Schröder, Hauptentwickler hinter dem Wikisystem Oddmuse (das übrigens alle meine Sympathienpunkte bekommt, weil es a) Perl, b) klein, c) erweiterbar und d) der Programmcode einfach veränderbar ist) ist von WikiSym 2008 mit einigen Gedanken zu Corporate Wikis zurückgekehrt. Etwas überzogen, aber doch mit einem wahren Kern, stellt er sich Gespräche über Anforderungen an Wikisystemen für den Unternehmenseinsatz in etwa so vor:

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Wiki-Einführung bei Reederei NYK Europe

Alek Lotoczko von NYK Europe berichtet in einem Interview, das er Wiki-Evangelist Stewart Mader gegeben hat, über die Einführung des firmeninternen Wikis (NYK Europe ist Kunde von Maders Arbeitgeber Atlassian). Man erfährt dort, wofür man das Wiki benutzt (Meeting Management, Project Management, Tacit Knowledge, Contact Information...) und vor allem auch die Bereiche, in denen sich das Wiki positiv bemerkbar gemacht hat:

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