E-Mails stressfrei: Früher war alles besser

Beim lesen meines Blogrolls bin ich auf Stever Robbins Artikel Tips for Mastering E-mail Overload gestoßen. Mmh, Stever will zeigen, wie man heutzutage mit der täglichen Masse an Emails fertig wird. Es finden sich einige selbstverständliche Tipps, andererseit aber auch einige - nun ja Schmankerl, die erahnen lassen, dass Stever noch nicht wirklich mit einem guten Mailprogramm (MUA) gearbeitet hat. Ein Beispiel:

Give your reader full context at the start of your message. Too many messages forwarded to you start with an answer - "Yes! I agree. Apples are definitely the answer" - without offering context. We must read seven included messages, notice that we were copied, and try to figure out what apples are the answer to. Even worse, we don't really know if we should care. Oops! We just noticed there are ten messages about apples. One of the others says "Apples are definitely not the answer." And another says, "Didn't you get my message about apples?" But which message was sent first? And which was in response to which? ARGH!

Screenshot Diskussionsstrag

Seit mehr als 20 Jahren gibt es eine recht elegante Lösung für dieses Problem: Quoting. Quoting -- der Zitierstil -- entscheidet darüber, wie schnell ein Leser sich in den Inhalt einer Nachricht einarbeiten kann. Quoting hat eine lange Tradition im Usenet , einem weltweiten Netzwerk aus Diskussionsforen. Hier stehen Diskussionen tatsächlich im Vordergrund. Threads (Diskussionen verlaufen in Strängen, siehe Abbildung) können innerhalb weniger Stunden zu einem lebhaften Austausch mit mehreren Hundert Beiträgen anwachsen. Um diese Informationsmengen effizient beherrschen zu können, haben sich in den vergangenen 20 Jahren einige praktische Techniken entwickelt. Und dazu gehört eben das Quoting (siehe zweiten Screenshot).

Screenshot Zitierstil

Quoting bedeutet, dass man eine Antwort auf eine Passage direkt unter dem Zitat schreibt. Das Zitat ist dabei durch ein spezielles Zeichen am Zeilenanfang markiert (dem ">"). Quoting bedeutet auch, dass man unbedeutenden Text, auf den man sich nicht bezieht, aus der Antwortmail löscht. Der Text ist schließlich irrelevant.

Was Stever in seinem Beitrag beschreibt, ist das im Usenet gefürchtete TOFU, dem Text Oben Fullquote Unten. Diese Form des Bezug nehmens ist ein Phänomen, dass mit der massenhaften Verbreitung von Microsofts Outlook einhergegangen ist.

Über das "Re: Re: Re:" im Subject seiner Beispielmail lasse schweige ich mich leiber einmal aus. Nur soviel: Ein Re: am Anfang der Betreffzeile ist genug. Jedes weitere ist Verschwendung wertvollen Raums für Text.

Tipps und Hintergrundinformationen zum Thema Email:

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